Factuur maken: hoe ga je aan de slag?

Wanneer moet je een factuur maken?

Als ondernemer ben je verplicht alle goederen en diensten te factureren die je aan andere ondernemers levert. Ook aan stichtingen en verenigingen stuur je een factuur. Lever je goederen of diensten aan particulieren? Dan is een factuur in de meeste gevallen
niet verplicht. Wel is dit aan te raden als het om grote(re) bedragen gaat.

Waarom is een correcte factuur belangrijk?

Facturen maken is een onmisbaar onderdeel van de administratie van een onderneming. Als ondernemer heb je een correcte administratie nodig om btw-aangifte te doen en aanspraak te kunnen maken op fiscale regelingen, zoals de kleineondernemersregeling voor de btw. Daarnaast is een afnemer sneller geneigd een factuur te betalen als deze duidelijk en volledig is. Ontbreekt bijvoorbeeld je rekeningnummer op de factuur, omdat je de betaalgegevens eerder hebt doorgegeven? Het moeten opzoeken van deze gegevens kan een tijdige betaling in de weg staan. En wordt een factuur niet betaald, ook niet na een herinnering? In een incassotraject sta je sterker met een correcte factuur. In sommige gevallen loop je zelfs het risico dat je factuur (nog) niet opeisbaar is omdat er bepaalde essentiële informatie mist. Wil je fouten voorkomen? Lees ons blog met veelvoorkomende
valkuilen bij het maken van een factuur.

Wat zijn de factuurvereisten?

Een factuur dient aan een aantal basisvereisten te voldoen. Deze verplichte gegevens staan beschreven in de Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 35a. Zo is het bijvoorbeeld verplicht om je btw-nummer te vermelden, de datum waarop de factuur is uitgereikt en een factuurnummer. Ook is belangrijk dat de aard van de goederen of diensten die geleverd zijn staan vermeld en op welke datum is geleverd. Zelf een factuur maken die aan alle eisen voldoet? Bekijk onze voorbeeldfactuur.

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Als het factuurbedrag maximaal 100 euro inclusief btw bedraagt, volstaat een
vereenvoudigde factuur. De factuur hoeft niet aan alle factuurvereisten te voldoen. Dat mag natuurlijk wel. Vermeld in ieder geval de factuurdatum, je volledige naam en adres, de goederen of diensten waar de factuur betrekking op heeft en de btw. Deze gegevens zijn ook bij een vereenvoudigde factuur verplicht. Is een factuur een wijziging van een eerdere factuur? Ook dan mag je een vereenvoudigde factuur maken.

Wanneer verstuur je een factuur?

Heb je een dienst of product geleverd? De Belastingdienst verwacht dat je uiterlijk op de vijftiende dag van de daaropvolgende maand een factuur stuurt aan de afnemer. Lever je meerdere goederen of diensten afzonderlijk aan dezelfde klant? Dan kun je kiezen voor een periodieke factuur. De periode waarover je factureert, mag niet langer zijn dan een kalendermaand.

Hoe verstuur je een factuur?

Je kunt een factuur op papier versturen of digitaal. Bijvoorbeeld per post of als bijlage per e-mail. Dat bepaal je zelf. Wil je een digitale factuur maken? Dan moet de afnemer ermee akkoord gaan dat je digitaal factureert.

Wat is het verschil tussen een e-factuur en een digitale factuur?

Een e-factuur is een elektronische factuur die volledig automatisch kan worden verwerkt. De factuurgegevens, zoals het btw-nummer, het adres en het factuurbedrag, staan bij een e-factuur altijd op een vaste plek in het bestand. Een digitale factuur wordt via e-mail als pdf-bestand verzonden en moet handmatig worden verwerkt. Sinds 2017 is e-facturatie verplicht voor leveranciers van overheidsinstanties.

Wat is een redelijke betalingstermijn?

Een betalingstermijn mag niet onredelijk zijn. Wettelijk is bepaald dat grote ondernemingen een betaaltermijn mogen afspreken met het mkb en zelfstandig ondernemers van maximaal 60 dagen. Is er contractueel geen betalingstermijn vastgelegd? Dan moet een factuur binnen 30 dagen worden betaald. Overheden zijn verplicht om facturen binnen 30 dagen te betalen. Wordt een factuur niet op tijd betaald? Dan mag je rente in rekening brengen. Ook kun je een vergoeding vragen voor incassokosten. Lees meer over de Wet Incassokosten.

Hoe lang bewaar je een factuur?

Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden voor je btw-aangifte. Zo kan de Belastingdienst je aangiften controleren. Facturen horen bij de basisgegevens van je administratie. Voor deze basisgegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Heeft een factuur betrekking op onroerende zaken? Dan dien je deze tien jaar te bewaren. De bewaarplicht geldt zowel voor de afzender als de ontvanger van de factuur.

Heb je een vraag over het maken van een factuur?

Je kunt ons altijd bellen voor advies, op telefoonnummer 088 3279 832.