Personeelsdossier opbouwen
Een goede samenwerking met je werknemers is belangrijk om succesvol te ondernemen. Leg afspraken duidelijk vast en houd het consequent bij.
Waarom een personeelsdossier?
Op de eerste plaats geeft een personeelsdossier vooral een positief signaal af naar medewerkers die wél hun best doen. Ga maar na. Als een collega zijn werk niet goed doet maar daar nooit op wordt aangesproken, zal de motivatie van goed functionerende werknemers ook steeds verder afnemen. Dat wil je als werkgever natuurlijk te allen tijde voorkomen. Het bijhouden van een personeelsdossier helpt hierbij. Daarnaast kan het goed functionerende werknemers ook motiveren wanneer zij daarvan een bevestiging krijgen.
Terugkijken webinar
Op 12 mei heeft het webinar 'Personeelsdossier: de do's en don'ts op een rij' plaatsgevonden. Hier kun je het webinar terugkijken. Tijdens het webinar zijn er veel vragen gesteld. Bekijk hieronder de veelgestelde vragen.
De inhoud van het personeelsdossier
Een goed personeelsdossier heeft in elk geval de volgende inhoud:
- Naw-gegevens werknemer en kopie identiteitsbewijs.
- Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.
- Aantekeningen van waarschuwingen en verbeterplannen.
- Scholingsafspraken.
- Complimenten.
- Afspraken over loonsverhogingen of bonussen.
Deze gegevens mogen er niet in staan:
- Gegevens of aantekeningen over etniciteit, het geloof of de seksuele geaardheid.
- Medische gegevens.
- Politieke voorkeur van de werknemer.
Bedenk dat je werknemer altijd het recht heeft om zijn personeelsdossier in te zien.
Bewaartermijn personeelsdossier
Sinds de intreding van de privacywetgeving gelden er strenge regels rondom privacy.
De gegevens in het personeelsdossier vallen onder verschillende bewaartermijnen:
- Basisgegevens
Basisgegevens als de loonadministratie bewaart je 7 jaar. Deze gegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht.
- Kopie identiteitsbewijs
De kopie van het identiteitsbewijs van je werknemer bewaar je tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin je werknemer uit dienst is gegaan. Dit is nodig om te voldoen aan de identificatieplicht.
- Overige gegevens
Voor de overige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft voor deze gegevens als richtlijn een bewaartermijn van 2 jaar nadat je werknemer uit dienst is.
Verbetertraject starten
Heb je een werknemer die minder goed functioneert? Start dan een verbetertraject. Een belangrijk onderdeel van een verbetertraject is het verbeterplan. Hierin maak je afspraken over wat en hoe er verbeterd moet worden. Ga daarvoor persoonlijk in gesprek met de werknemer. Geef aan wat er volgens jou precies schort aan het functioneren, wat er dus moet verbeteren en hoe dat volgens jou het beste kan. Ook spreek je af of en hoe je de werknemer daarbij helpt. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld een cursus die de werknemer op jouw kosten gaat volgen. Gedurende het traject evalueer je regelmatig hoe het gaat. Maak hiervan een schriftelijk verslag en laat je werknemer het ondertekenen. Voeg alle verslagen toe aan het personeelsdossier. Onze voorbeeldbrieven kunnen je hierbij helpen. Bekijk de voorbeeldbrieven hier.
Wederzijdse inspanning
Uit rechtspraak blijkt dat het verbeterplan een wederzijdse inspanning moet zijn. Zowel werkgevers als werknemers moeten daarin hun rol pakken. Je kunt dus niet van je werknemers verwachten dat zij hun eigen verbeterplan opstellen bij disfunctioneren. Hierbij geldt wel dat hoe hoger de functie van de werknemer, hoe meer input van de werknemer kan worden verwacht.
Download hier ons gratis stappenplan voor een verbetertraject
Overgaan tot ontslag
Is er een voldoende onderbouwd (dis)functioneringsdossier aanwezig én heb je een voldoende verbetertraject gevolgd? Dan kan ontslag volgen. Dit ontslag kan op de volgende manieren worden gerealiseerd:
- Via een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter.
- Via een beëindigingsovereenkomst met je werknemer.
- Na instemming van je werknemer met de opzegging.
Veelgestelde vragen
Mijn medewerker heeft een contract voor onbepaalde tijd. Mag je in een passende functie een tijdelijk contract aanbieden met een proeftijd?
Binnen een al bestaande arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan geen proeftijd overeengekomen worden, ook niet als er een passende functie wordt aangeboden. Voor een opvolgende arbeidsovereenkomst is een nieuwe proeftijd alleen toegestaan als voor het verrichten van de aan de opvolgende arbeidsovereenkomst verbonden werkzaamheden duidelijk andere vaardigheden of verantwoordelijkheden worden gevraagd.
Als je iemand wilt ontslaan vanwege disfunctioneren en je hebt een goed dossier, ben je dan verplicht ook nog een transitievergoeding te geven?
Ja, over het algemeen wel. De transitievergoeding is enkel niet verschuldigd als de werknemer ernstig verwijtbaar heeft gehandeld. Daar is geen sprake van als een werknemer disfunctioneert. Bij ernstig verwijtbaar handelen moet je bijvoorbeeld denken aan door de werknemer gepleegde diefstal.
Als er geen functieomschrijving is, hoe dient er dan aangetoond te worden dat iemand disfunctioneert?
Het wordt dan lastig om te bepalen of de werknemer niet voldoet aan wat er van hem of haar wordt verlangd. Het advies is om in dat geval alsnog een functieomschrijving te maken. Dat werkt voor alle partijen prettiger.
Als je een andere functie aanbiedt, is dat dan met het bijbehorende salaris?
Dat hoeft niet zo te zijn. Als het een functie betreft op hetzelfde opleidingsniveau, maar een lager salaris, dan kan dat aanbod worden gedaan. Het is verstandig om een afbouwperiode van het salaris overeen te komen waarin gedurende een periode van 6 maanden het loon stapsgewijs wordt afgebouwd naar het lagere loon. Het is dan aan de werknemer of hij of zij het wil accepteren of niet.
Zo helpen we je
Heeft deze informatie je geholpen?
We horen graag je feedback. Daarmee help je ons om deze informatie verder te verbeteren.