Aanmaningsbrief versturen: de wettelijke eisen

Stuur eerst een herinnering

Blijf altijd in contact met je klant. Het is meestal niet verstandig om direct een brief met een boete te sturen. Een herinneringsbrief met het verzoek om de openstaande rekening te betalen of een telefoontje werkt veel beter. Op die manier kun je ook de oorzaak van eventuele problemen achterhalen en samen naar een oplossing zoeken.

Wil jij ervoor zorgen dat je klant voortaan op tijd betaalt? Bekijk onze infographic met tips.

Wettelijke eisen aanmaning

Heeft je klant na je herinnering nog niet betaald? Dan kun je ervoor kiezen om toch een aanmaningsbrief te versturen. Houd daarbij rekening met de wettelijke eisen. De aanmaningsbrief moet voldoen aan de volgende richtlijnen:

• Geef je klant na ontvangst van de brief 14 dagen de tijd om alsnog kosteloos te betalen.
• Vermeld welk bedrag aan incassokosten je in rekening brengt als je klant niet betaalt.
• Reken je minder dan de maximale incassovergoeding volgens de Wet Incassokosten? Vermeld dan wél wettelijk toegestane maximum-incassokosten.
• Schakel je een derde partij in om de vordering voor je te innen en ben je niet btw-plichtig? Geef dan aan dat je de btw niet kunt verrekenen en de incassokosten daarom met het btw-percentage hebt verhoogd.

Let op '14-dagen-termijn' in de aanmaning

Vermeld een betalingstermijn van 14 dagen in de aanmaning. De '14-dagen-termijn' gaat volgens de uitspraak van de Hoge Raad in op de dag nadat de brief bij de klant is bezorgd. Voor de verzending van de brief wordt ook 1 dag gerekend. De volgende formuleringen zijn goedgekeurd door de Hoge Raad:

• "Binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd."
• "Binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd."

Zorg ervoor dat je bewijs hebt dat jouw brief daadwerkelijk is ontvangen door je klant. Dat kan bijvoorbeeld door je brief aangetekend te versturen.

Wanneer is een aanmaningsbrief verplicht?

Als je klant een consument is, is het verplicht om een aanmaningsbrief volgens de eisen van hierboven te sturen. Dat is ter bescherming van de consument. Bij ondernemers is een aanmaning niet verplicht - maar de praktijk wijst uit dat het vaak wel helpt om ook zakelijke klanten de gelegenheid te bieden om te betalen.

Voorbeeld aanmaningsbrief

Er komt nogal wat kijken bij het opstellen van een aanmaningsbrief die aan de wettelijke eisen voldoet. Daarom helpen we je er graag bij. Download bijvoorbeeld onze gratis voorbeeldbrief en pas de tekst aan op basis van jouw situatie. Je kunt deze voor €2,50 (exclusief btw) aangetekend mailen naar je klant, om het officieel te maken.

Ben je verzekerd bij DAS en heb je een vraag over het versturen van een aanmaningsbrief?

Je kunt ons altijd bellen voor advies, op telefoonnummer 020 651 7515. Of ontdek hoe je zelf een incasso kunt indienen.