Conflict met je leverancier, wat nu? Los het op in 5 stappen

1. Probeer er eerst samen uit te komen

Als je een conflict krijgt met een leverancier van jouw onderneming of webshop, ligt het voor de hand om direct een jurist in te schakelen. Toch is dat niet altijd nodig. Probeer er eerst samen uit te komen. Vaak komt daar meer begrip van en het verbetert de relatie voor de toekomst. Maar ook als je het gesprek aangaat, is het goed om vooraf te weten wat je positie is.

2. Controleer wat er is afgesproken

Een product moet de eigenschappen hebben die voor normaal gebruik nodig zijn. Daarnaast kunnen er specifieke eigenschappen zijn afgesproken, zoals de kleur of de uitvoering. Controleer in de overeenkomst wat er over het product is afgesproken. Dan weet je of er geleverd is wat er is overeengekomen. Kijk ook in de eventuele algemene voorwaarden. Daarin staan extra afspraken, bijvoorbeeld over de levering, een eventuele annulering en welke regels gelden voor de garantie.

3. Meld de tekortkomingen direct en schriftelijk

Controleer het product meteen zodra je het ontvangt en meld een eventuele klacht over het product altijd schriftelijk. Dat kan per brief, per mail en zelfs via WhatsApp. In alle gevallen moet je kunnen aantonen dat jouw klacht de leverancier heeft bereikt. Omschrijf de klacht zodat voor de leverancier duidelijk is wat er aan de hand is.

Doe dat ook zo snel mogelijk. Als je daar te lang mee wacht en dus te laat klaagt, verspeel je al je rechten. Mocht het tot een rechtszaak komen, dan kan de andere partij aanvoeren dat je te lang hebt gewacht. Gaat de rechter daarin mee, dan kun je nergens meer aanspraak op maken.

Check ook de algemene voorwaarden. De leverancier kan daarin een termijn hebben opgenomen waarbinnen je de klacht moet melden.

4. De leverancier in gebreke stellen

Stel de leverancier in gebreke voor de afspraken die hij niet is nagekomen. Laat weten dat je wilt dat hij de overeenkomst alsnog nakomt en stel hem een redelijke en concrete termijn om alsnog aan die verplichting te voldoen. Meestal is 14 dagen een redelijke termijn, maar soms moet je de leverancier een langere termijn gunnen.

Wanneer de leverancier niet op tijd aan de sommatie voldoet, of afwijzend reageert, is hij in verzuim. Heb je in de overeenkomst een concrete levertermijn afgesproken ? Dan is zo’n brief niet nodig. De leverancier is automatisch in verzuim als hij deze termijn niet heeft gehaald.

Als de leverancier in verzuim is, kun je de overeenkomst ontbinden en/of een schadevergoeding eisen. Het is erg belangrijk om de voorgaande acties op papier te hebben. Stuur de ingebrekestelling het liefst per aangetekende post. Doe dat ook als je de overeenkomst ontbindt of schadevergoeding vordert. Mondelinge aanmaningen zijn erg lastig aan te tonen of hebben zelfs geen juridisch effect.

5. Schakel hulp van een derde in

Kom je nog steeds niet tot een oplossing met de leverancier? Hulp van een derde kan het verschil maken. Er zijn drie mogelijkheden om het geschil op te lossen zonder meteen naar de rechter te hoeven stappen: mediation, klagen bij een geschillencommissie, en/of juridische hulp inschakelen.

Mediation

Mediation is een goede aanpak als je de commerciële relatie met de leverancier in stand wilt houden. Bijvoorbeeld als je producten hebt afgenomen waar je gebruik van wilt blijven maken. Mediation resulteert niet in een bindende uitspraak, wel in vastgelegde afspraken. Partijen moeten het dus wel eens worden over de oplossing van het geschil. De overeenkomst die uit mediation voortkomt is geen bindende uitspraak, in die zin dat hij niet door een rechter is gedaan. De afspraken die gemaakt worden tijdens de mediation en eventueel in een vaststellingsovereenkomst worden vastgelegd, gelden uiteraard wel tussen partijen onderling. De vaststellingsovereenkomst kan, als het nodig is, als bewijsmiddel bij de rechter worden gebruikt, mocht het (opnieuw) niet goed gaan.

Geschillencommissie

Een geschillencommissie behandelt soms ook conflicten tussen bedrijven onderling. Je kunt de commissie alleen inschakelen als de leverancier aangesloten is bij een dergelijke geschillencommissie. Vaak wordt deze oplossing in de algemene voorwaarden genoemd. De commissie onderzoekt je klacht, waarna een bindende uitspraak volgt. Hoger beroep is niet mogelijk.

Jurist

Je kunt ook een jurist inschakelen. Die kan je rechtspositie beoordelen, zodat je meteen weet wat jouw kansen zijn in het conflict. Vervolgens onderhandelt de jurist namens jou met de leverancier om ervoor te zorgen dat die zijn afspraken alsnog nakomt. Ook kan een jurist eventueel juridische bijstand bieden in een procedure bij de kantonrechter.

6. Laatste mogelijkheid: naar de rechter

Leveren voorgaande stappen niets op? Dan is de laatste mogelijkheid: naar de rechter. Dat betekent dat je de leverancier een dagvaarding stuurt waarin je aangeeft wat je eist. De rechter zal, afhankelijk van wat je hebt gevorderd, de leverancier veroordelen de overeenkomst na te komen, de overeenkomst te ontbinden of een schadevergoeding te betalen. Je moet die eisen natuurlijk goed onderbouwen. Ook moeten de tekortkomingen worden aangetoond. Daarom is het verstandig om in deze fase altijd hulp van een jurist te vragen. Heeft het geschil een ‘waarde’ van meer dan 25.000 euro? Dan heb je een advocaat nodig zodra je gaat procederen.